El registro de jornada constituye una obligación ineludible para todas las empresas que cuenten con trabajadores, y su cumplimiento deficiente está dando lugar a numerosas sanciones administrativas.
En este artículo expondremos las cuestiones más importantes que deben de tenerse presentes a la hora de diseñar e implementar el registro de jornada.
Método o sistema para el registro de la jornada laboral
La actual reglamentación no establece fórmula alguna de registro por lo que se entiende válido cualquier registro que «resulte fiable y se gestione de modo objetivo”.
El tipo de sistema de registro responderá a la libre elección de la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día de prestación de servicios, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada.
Es importante resaltar la ventaja para la empresa del registro de cara a acreditar la jornada efectiva realizada por el trabajador. En caso de reclamación de horas extraordinarias o excesos de jornada, bastará con que aporte el registro diario de la misma, correspondiendo entonces al trabajador la carga de desvirtuarlo mediante la prueba correspondiente.
Salvo futura modificación normativa que lo especifique, podrá realizarse mediante sistemas manuales, analógicos o digitales. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, podría negociarse la forma de organizar y documentar este registro de jornada. (Artículo 34 ET).
Aún muchas empresas optan por los sistemas manuales de firma en hojas, que, aunque continúen siendo válidos, desde nuestra Asesoría Laboral en Oviedo hemos constatado que requieren de supervisión diaria por parte del empresario, siendo complicado asegurar su cumplimentación diaria, lo que conlleva un riesgo de cara a la visita de Inspección. Por contra el registro mediante sistemas analógicos o digitales asegura la conservación de los datos y facilita la emisión de informes inmediatos en caso de Inspección
¿Qué debe contener el registro de jornada?
Siguiendo el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, el contenido registro debe de ser el siguiente:
- Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
- El registro de la jornada deberá ser diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan «ex ante» y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán «ex post» como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.Sólo mediante un registro diario se podrá determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.
No es obligatorio registrar los excesos de jornada si se han compensado con descansos. (STS n.º 824/2019, de 4 de diciembre de 2019, ECLI: ES:TS:2019:4273)
Conservación y acceso al registro diario de jornada
Los registros deberán “permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”: ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.
En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, estará igualmente a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
La comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros; todo ello sin perjuicio de que dichos registros puedan solicitarse, además, para su presentación en comparecencia en las oficinas de Inspección o remisión a este organismo por las vías que legalmente corresponda. Es importante insistir que la no presentación de los registros en el momento de la visita conlleva inmediatamente la imposición de la sanción, considerando la posterior presentación en las oficinas de inspección prueba de su cumplimentación a posteriori.
La inspección de trabajo viene considerando también indicios de fraude en los registros manuscritos, que reflejen horarios exactos, sin variaciones en las horas de entrada y salida, ni siquiera de escasos minutos.
La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.
De acuerdo con el art. 39.4 del Estatuto de los Trabajadores “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
Organización y documentación del registro
Será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, tal y como establece el recién introducido artículo 34.9ET.
El registro ha de ser documentado, por lo que en aquellos casos en que el registro se realice por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.
Si el registro se llevará mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la Inspección podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de estos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada el artículo 13.4 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Registro horario y protección de datos
Los registros horarios suponen la necesidad del tratamiento de datos personales porque permiten identificar a una persona trabajadora en concreto.
Principio de limitación de la finalidad: debe aplicarse estrictamente el principio de limitación de la finalidad de forma que los datos sólo deben poder utilizarse para la finalidad. Permitiendo la utilización para fines disciplinarios («la empresa, tras analizar los datos de registro de jornada, podrá conocer si alguna de las personas trabajadoras ha incumplido su horario y, por este motivo, no es necesario que la persona trabajadora haya sido informada específicamente sobre los resultados de dicho control»), la AEPD aclara que el registro horario no podría ser utilizado, por ejemplo, «para comprobar la ubicación de una persona trabajadora».
El registro no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible para cualesquiera personas trabajadoras, clientes o proveedores.
Responsable del tratamiento: la empresa empleadora actuará como responsable del tratamiento respecto de las personas trabajadoras, sin perjuicio de que los proveedores externos de los sistemas de registro se conviertan en encargados del tratamiento con las obligaciones que respectivamente incumben a unos y otros.
Representación legal de los trabajadores: respetando el citado art. 34.9 ET los representantes de las personas trabajadoras tendrán acceso al registro horario incluyendo los datos personales necesarios para cumplir su labor de comprobar la adecuación de los registros a la legalidad vigente en materia de jornada, remuneración, cotización y horas extraordinarias. Igualmente, el registro se organizará y documentará por lo establecido mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empleador previa consulta con los representantes legales de las personas trabajadoras en la empresa.
Confidencialidad: la información del registro se limita a personas trabajadoras interesadas, sus representantes y las entidades o autoridades que necesiten tales datos a efectos de una investigación, como la Inspección del Trabajo y Seguridad Social o los jueces.
