Cómo deducir gastos de vehículos en el Impuesto sobre la Renta y el Impuesto sobre Sociedades constituye uno de los motivos más habituales de conflicto entre los empresarios y la Agencia Tributaria. Veamos en qué condiciones se pueden deducir por los autónomos y las sociedades.
Cómo deducir gastos de vehículos en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
Los empresarios individuales y profesionales, que tributan por el Impuesto sobre la renta de las personas físicas, deberán de estar en condiciones de probar que usan el vehículo únicamente para su trabajo, y nunca para sus desplazamientos personales. En caso contrario, no podrán deducirse ninguna cantidad en su impuesto sobre la renta. Esto es así también para los vehículos en leasing o renting.
Esta norma tiene algunas excepciones, que sí dan lugar a la deducción completa de estos gastos: vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, vehículos destinados al transporte de viajeros, los utilizados para enseñanza de conductores, así como los usados por agentes comerciales. Para el resto de los empresarios y profesionales autónomos se exige acreditar que no se ha usado el coche para fines privados, lo cual resulta en la práctica extremadamente difícil, lo que se denomina en derecho una “prueba diabólica”.
Deducción de gastos de vehículos en el Impuesto sobre sociedades
El tratamiento en el impuesto de sociedades es algo diferente. Si el vehículo se usa tanto para el desarrollo de la actividad de la empresa como para necesidades personales, la empresa podrá deducirse los gastos relacionados con el vehículo, pero deberá imputar una retribución en especie a la persona que lo está utilizando por la parte correspondiente al uso personal: si quien lo usa es un trabajador, la retribución imputada tributará en IRPF como rendimiento del trabajo (mayor retribución en la nómina); si se cede el uso a un socio no trabajador, se considerará que está percibiendo un dividendo, no deducible para la empresa como gasto.
La empresa debe de determinar en qué proporción se usa el vehículo para el trabajo. En ocasiones, la Agencia Tributaria aplica el criterio de “disponibilidad”, con arreglo al cual, debe de imputarse retribución al trabajador por el tiempo en el cual se tiene el vehículo a disposición personal, aunque no se esté usando. Imaginemos un trabajador con una jornada laboral de 1800 horas, y que siempre vuelve a su casa tras el trabajo en el coche de empresa. Como un año tiene 8760 horas, con arreglo al criterio de disponibilidad, el vehículo únicamente estaría afectado a la actividad en un 20,54% (1800 / 8760).
Afortunadamente, este criterio ha sido frecuentemente rebatido por los tribunales, que señalan que lo relevante es el uso efectivo en la actividad (kilómetros realizados) y no la mera facultad de disposición. Con este criterio es frecuente que se admitan porcentajes de afectación a la actividad de la empresa de entre un 50% y un 75%.
Tributación de los empleados en el uso de coche de empresa
Si un trabajador usa el vehículo de la empresa únicamente en el desarrollo de su trabajo, lógicamente no debe de tributar por ello. Sin embargo, si la empresa le permite el uso particular, el trabajador estaría obteniendo una retribución en especie, gravada en IRPF.
Ejemplo nómina coche empresa (retribución en especie)
En el caso de cesión de un automóvil propiedad de la empresa, se estima un valor equivalente al 20% del coste de adquisición para la empresa, incluyendo IVA e impuesto de matriculación. Este porcentaje incluye todos los gastos del vehículo. En el caso de vehículos energéticamente eficientes, sobre este porcentaje del 20% se aplican reducciones de hasta un 30%, si bien con ciertos límites respecto al valor de compra del vehículo.
Si se trata de un vehículo adquirido mediante renting o leasing, la base de determinación del valor de la renta en especie será el valor del automóvil en el año en el que se celebró el contrato.
Como hemos indicado previamente, en el caso de utilización mixta del vehículo (fines de la empresa y fines particulares del empleado, habrá que determinar cuál es el porcentaje de uso privado, y aplicar este al resultado obtenido de aplicar el 20% al coste de adquisición del vehículo.
Ejemplo:
La trabajadora Sara tiene cedido por su empresa un automóvil que utiliza al 50% para fines laborales y profesionales. El coste de adquisición del vehículo es de 20.000,00 euros, y se trata de un vehículo eléctrico de batería.
El importe de la retribución en especie que obtiene Sara por la cesión de este vehículo se obtendrá del siguiente modo:
Valoración total anual antes de la reducción: 20.000,00 x 20% = 4.000,00
Reducción por vehículo eficiente energéticamente: 4.000,00 x 30% = 1.200,00
Disponibilidad para fines personales: 50% x (4.000,00 -1.200,00) = 1.400,00
Sara deberá tributar por esta retribución en especie un total anual de 1.400,00 euros.
¿Cómo se puede acreditar el uso del vehículo para el desarrollo de la actividad de la empresa?
Existen muchas formas de hacerlo, debemos de tener en consideración lo siguiente.
Es preciso acreditar que la actividad de la empresa requiere el uso de un vehículo para los desplazamientos: por ejemplo, porque la empresa tiene clientes en diversas localidades en toda España, y deben ser visitados por comerciales. En el caso de un comercio minorista, será difícil defender el uso empresarial de un vehículo turismo.
Proporcionalidad entre los gastos de los vehículos y la cifra de ingresos de la empresa.
Las características del vehículo deben de ser coherentes con la actividad desarrollada.
Confeccionar partes de trabajo con la relación de los lugares y fechas visitados, motivo del desplazamiento y kilómetros recorridos (para verificar la coincidencia entre el kilometraje del coche y los kilómetros recorridos en el ejercicio de la actividad). Conservar justificantes que acrediten estos desplazamientos (tiques y facturas en los que conste la matrícula).
Contar con aparcamiento propio, acreditando que el vehículo se deja diariamente en él.
Instalar sistemas de rastreo o localización de vehículos y así tener un histórico de las rutas realizadas.
Disposición por el autónomo o trabajador de un vehículo personal para sus desplazamientos privados: aunque no es prueba suficiente, si es un indicio favorable.
Rotular el coche con publicidad de la empresa.
Existen multitud de aplicaciones en el mercado, a un precio razonable, que permiten digitalizar los justificantes de desplazamientos y confeccionar un reporte diario, que puede servir como prueba en caso de inspección de la Agencia Tributaria.
Desde Espacio Económico, brindamos asesoramiento fiscal para que puedas estar al día en todo lo relacionado con los impuestos de renta. Sabemos que cumplir con las obligaciones fiscales puede ser complicado, especialmente si no estás familiarizado con las leyes y reglamentaciones en constante cambio. Por eso, nuestro equipo de expertos puede ayudarte a comprender y cumplir con todas tus obligaciones fiscales.
